Vorlage:
Verpflichtungs- bzw. Vertraulichkeitserklärung nach DSG
Wie bei allen Datenschutz-Prozessen im Unternehmen, sollte dieser Vorgang dokumentiert erfolgen. Die kostenfreie Vorlage für eine Verpflichtungserklärung, Vertraulichkeitserklärung, bzw. Verschwiegenheitserklärung von activeMind.ch helfen Ihnen dabei.
Hinweis: Bitte prüfen Sie die Vorlage für die Verpflichtungserklärung und passen Sie diese ggfs. auf die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen an. Ggfs. treffen nicht alle Regelungen auf Ihr Unternehmen zu oder Sie müssen noch entsprechende Aspekte hinzufügen.
Häufig gestellte Fragen zur Verpflichtungserklärung
Was ist eine Verschwiegenheitserklärung?
Das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und die Verordnung über den Datenschutz (DSV) sprechen an mehreren Stellen aus, dass die Vertraulichkeit zu gewährleisten ist, z. B. in Art. 8 und 9 DSG und Art. 2 DSV.
Das entsprechende Dokument wird unter den verschiedensten Namen gehandhabt: Verpflichtung auf Vertraulichkeit, Verschwiegenheitserklärung, Non-Disclosure-Agreement (NDA) oder Verpflichtung zur Einhaltung des Datenschutzes.
Wer muss auf Vertraulichkeit verpflichtet werden?
Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, sind Verantwortliche und Auftragsbearbeiter durch das DSG und die DSV verpflichtet, entsprechende Massnahmen zu treffen. Art. 3 DSV enthält eine Liste von Kontrollmassnahmen als Orientierungshilfe. Hierunter fällt insbesondere die Unterrichtung und Verpflichtung von Beschäftigten auf Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach DSG.
Verantwortliche und Auftragsbearbeiter müssen also gewährleisten, dass ihnen unterstellte Personen (insbesondere Beschäftigte), die Zugang zu Personendaten haben, diese nur auf Anweisung des Verantwortlichen oder Auftragsbearbeiters bearbeiten (es sei denn, eine gesetzliche Regelung schreibt eine Bearbeitung dieser Daten vor).
Was beinhaltet eine Verpflichtungserklärung?
Wie Unternehmen die gesetzliche Verpflichtung umsetzen (und ggfls. dem EDÖB nachweisen), ist nicht verbindlich geregelt. Eine Verpflichtung der Beschäftigten kann in schriftlicher oder elektronischer Form erfolgen. Die Verpflichtung sollte bei der Aufnahme der Tätigkeit erfolgen und daher möglichst (spätestens) am ersten Arbeitstag vorgenommen werden.
Die Vorlage von activeMind.ch umfasst sowohl die eigentliche Erklärung zur Wahrung des Datengeheimnisses als auch ein Merkblatt mit den relevanten Datenschutzvorschriften.
Darüber hinaus enthält die Mustererklärung auch notwendige Klauseln für die besondere Verpflichtung von Berufsgeheimnisträgern, wie z. B. Anwälten oder Ärzten.
